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Código de ética

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TÍTULO PRELIMINAR

1. Mensaje del Presidente

COLVATEL viene trabajando, desde hace varios años, en el desarrollo de políticas e implementación de medidas que le permitan avanzar en temas tan importantes como el gobierno corporativo, la ética empresarial y la responsabilidad social empresarial.

El código de ética de COLVATEL representa un hito más en la consecución de este propósito, a través del cual la Compañía exalta su compromiso en la lucha contra la corrupción, el respeto con el medio ambiente y los derechos humanos, expresado en condiciones de trabajo justas, un ambiente de trabajo seguro y el desarrollo integral de nuestros colaboradores, elementos que orientan su actuar legal, ético y responsable. Con ello esperamos fomentar una cultura de confianza, respeto y transparencia que resulte no solamente propicia para los negocios, sino que redunde en beneficio de nuestros colaboradores y demás grupos de interés.

2. Enfoque

El código de ética de COLVATEL es una expresión de la cultura empresarial de la Compañía, que busca exaltar los valores corporativos, el respeto por el medio ambiente, la lucha contra la corrupción y el respeto por los derechos humanos, con la finalidad de fortalecer y gestionar de manera responsable las relaciones de la Compañía con sus grupos de interés, a partir de un comportamiento ético, y el ejercicio de buenas prácticas empresariales.

3. Aplicabilidad y alcance

El código de ética, así como los demás documentos de la Compañía que desarrollan los principios y valores incorporados en él, se aplicarán dentro y fuera de la Compañía, a todos los empleados, colaboradores, personal directivo, proveedores y contratistas, quienes serán responsables de asegurar un comportamiento ético, en el desarrollo de las actividades a su cargo y en su relacionamiento con COLVATEL.

Entre los documentos que complementan el presente código se encuentran el código de buen gobierno corporativo, los estatutos sociales, el manual de contratación, el manual de autorizaciones, el reglamento de convivencia laboral y el reglamento interno de trabajo.

4. Adherencia

Este código de Ética ha sido aprobado por la Junta Directiva de COLVATEL y está alineado con el código de ética de la Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá S.A. ESP, su casa matriz.

Cada colaborador será responsable de dar cumplimiento al presente código y a las demás normas de carácter interno que resulten aplicables a la materia, tales como la carta de valores, el código de buen gobierno corporativo, el reglamento interno de trabajo y el reglamento de convivencia laboral entre otros.

5. Deberes frente al código de ética

Los empleados, colaboradores, personal directivo, proveedores, contratistas y demás personas a quienes resulte aplicable el presente código, deberán actuar, en el desarrollo de sus relaciones con la Compañía, en concordancia con los valores y comportamientos éticos promovidos por COLVATEL. De acuerdo con lo anterior, los grupos de personas a que se ha hecho referencia deberán:

  • Actuar en forma oportuna, diligente y determinante, en especial cuando se ocupe un cargo directivo, y se conozca la existencia de hechos u omisiones que puedan implicar una violación a los valores y comportamientos promovidos por el presente código.
  • Abstenerse de aprobar, motivar, participar o tolerar las violaciones del código de ética de la Compañía.
  • Reportar las violaciones al código de ética de COLVATEL.
  • Abstenerse de tomar represalias directa o indirectamente, o de motivar a otros a hacerlo en contra de cualquier colaborador por denunciar las conductas que puedan resultar violatorias al presente código.
 
 

TÍTULO I – CRITERIOS ORIENTADORES DE CONDUCTA

     1.1. COLVATEL frente a los colaboradores

COLVATEL respeta y valora a cada uno de sus colaboradores, motivo por el cual, frente a ellos, mantendrá los siguientes patrones de conducta:

     1.1.1. Selección de personal

COLVATEL selecciona y promociona a sus colaboradores de manera objetiva, verificando siempre que el aspirante cumpla los requisitos, competencias y calificación exigida, de acuerdo con los requerimientos de la organización.

     1.1.2. Gestión empresarial

COLVATEL desarrolla su labor con criterios de eficiencia, dedicación y lealtad, los cuales promueven el cumplimiento de los propósitos de la Compañía y la satisfacción de nuestros clientes.

     1.1.3. Ambiente de trabajo

COLVATEL trabaja por garantizar los derechos y libertades de sus colaboradores, aceptando sus diferencias y no discriminando por razones de raza, género, orientación sexual, filiación a sindicatos, nivel jerárquico, edad, religión, inclinación política, discapacidad, evitando en todo momento manifestar conductas abusivas o acosadoras, tanto en expresiones verbales, como físicas o visuales. De esta forma contribuimos con la generación de un clima laboral sano.

      1.1.4. Oportunidad en la actualización de datos

La información de los colaboradores será actualizada, permanente, con el fin de mantener una comunicación más efectiva.

     1.2. COLVATEL frente a los clientes

En COLVATEL, la base del relacionamiento con los clientes es la comunicación sencilla y transparente. Por tal motivo, COLVATEL entrega información clara y suficiente sobre las condiciones y características de los servicios que presta, protege la información sensible o confidencial que le haya sido entregada por aquellos, los orienta con amabilidad, gestiona con agilidad y efectividad cualquier inquietud o reclamo y pone a su disposición canales de comunicación para su comodidad y mejor experiencia.

     1.3. COLVATEL frente al sector

COLVATEL, en su relacionamiento con las demás empresas del sector, presenta una conducta justa y transparente. Adicionalmente, se ocupa de promover la generación de políticas y alianzas que contribuyan con el fortalecimiento del sector.

     1.4. COLVATEL frente a la competencia

COLVATEL respeta la información de sus competidores y no emplea métodos ilegales o contrarios a la ética para obtener información de ellos. A los colaboradores de COLVATEL no les está permitido buscar información confidencial de la competencia y en caso de ser ex trabajadores de empresas competidoras, no se les exige la revelación de dicha información. Si por algún motivo distinto a los señalados COLVATEL obtiene información confidencial de algún competidor, se verificará su legitimidad y se consultará sobre su manejo a la Gerencia Jurídica.

     1.5. COLVATEL frente a los proveedores

COLVATEL trabaja continuamente por asegurar relaciones transparentes con sus proveedores, motivo por el cual su relacionamiento con ellos se basa en el principio de “gana-gana”.

Por otra parte, COLVATEL no emplea su influencia para forzar relaciones comerciales con empresas en las que parientes o amigos cercanos de sus trabajadores o directivos tengan intereses.

     1.6. COLVATEL frente a los accionistas

COLVATEL asegurar la sostenibilidad de la empresa cumpliendo con la estrategia corporativa COLVATEL 21-30. Adicionalmente, mantiene relaciones de transparencia con los accionistas, garantizándoles un trato equitativo y acceso igualitario a la información corporativa, y trabajando por el respeto de sus derechos establecidos en el código de buen gobierno corporativo de la Compañía.

     1.7. COLVATEL frente a la sociedad

COLVATEL a través de sus programas de responsabilidad social, empresarial y gestión ambiental, trabaja por el diseño y ejecución de políticas que desarrollen estos aspectos en beneficio de la comunidad.

     1.8. COLVATEL frente al Estado

COLVATEL respeta y cumple la normatividad aplicable a todos sus procesos, actividades y al sector de las telecomunicaciones al cual pertenece.

En desarrollo de su objeto social, proporciona información veraz y oportuna a los organismos de regulación y demás autoridades públicas que legítimamente lo soliciten.

     1.9. COLVATEL frente a los medios de comunicación

En COLVATEL la relación con los medios de comunicación se basa en la ética periodística, es decir, en el manejo equilibrado entre fuente-periodista, con el fin de lograr comunicaciones acertadas y transparentes para la ciudadanía y la opinión pública.

Las solicitudes de los medios de comunicación nacionales e internacionales, de radio, prensa, televisión o internet, se canalizarán a través de nuestra casa matriz, la Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá S.A. ESP.

     1.10. Colaboradores frente a COLVATEL
     1.10.1. Cumplimiento de normas

Los colaboradores de COLVATEL, en el ejercicio de sus funciones, deberán actuar de acuerdo con los procedimientos corporativos establecidos y las disposiciones legales que resulten aplicables a los asuntos de su competencia.

     1.10.2. Protección y confidencialidad de la información

Los colaboradores de COLVATEL mantendrán estricta confidencialidad sobre la información de la compañía que lleguen a conocer en ejercicio de sus cargos y que corresponda a las categorías de información sujeta a reserva, confidencial y privilegiada, y se comprometen a no usarla para fines distintos a aquellos para los cuales les fue entregada.

     1.10.3. Aporte a la imagen corporativa

Los colaboradores de COLVATEL, en su quehacer diario, deberán tomar decisiones que sean coherentes con los valores y comportamientos éticos promulgados por la Compañía y contenidos en el presente código, contribuyendo de esta manera con la preservación del buen nombre e imagen de COLVATEL.

      1.10.4. Prácticas anticorrupción

Los colaboradores de COLVATEL deberán asumir una conducta íntegra en el desarrollo de sus funciones, motivo por el cual no esperarán ni recibirán recompensas o gratificaciones en dinero o especie, adicionales a la remuneración pactada por la Compañía como retribución por su trabajo.

     1.10.5. Líderes

Los líderes tienen la responsabilidad de contribuir con un ambiente laboral sano, a través del trato respetuoso, de su influencia positiva, de la retroalimentación oportuna y objetiva del desempeño de los colaboradores a su cargo y del buen ejemplo que puedan dar cumpliendo las conductas incluidas en el presente código.

Estos a su vez se encuentran comprometidos con la creación de una cultura de cumplimiento del código de ética, la socialización y concientización de los colaboradores sobre la importancia y necesidad de cumplir con las reglas de conducta establecidas en este documento, y con la motivación permanente a sus colaboradores para que apliquen de manera efectiva el código en sus actividades diarias, evitando la infracción de alguna de sus disposiciones.

     1.10.6. Uso adecuado de los bienes de la empresa

Los colaboradores de COLVATEL deberán realizar un manejo eficiente de los recursos de la Compañía, evitando su uso de manera directiva o indirecta para beneficio propio o de terceros y propendiendo por su conservación y uso de acuerdo con la naturaleza de los mismos. COLVATEL propende por una disposición final adecuada de los bienes que finalizaron su vida útil o que presentan un grado de deterioro que impide su utilización.

 

TÍTULO II – RESPETO Y CUIDADO AMBIENTAL

      2.1. Responsabilidad ambiental

COLVATEL asume un compromiso ante las generaciones futuras de hacer un uso racional, óptimo y eficiente de los recursos empleados para el desarrollo de las actividades de la Compañía. Adicionalmente, se compromete a mitigar, minimizar o eliminar los impactos ocasionados a causa de su operación, mejorando y fortaleciendo el relacionamiento entre la Compañía y la comunidad que se encuentra en su área de influencia.

COLVATEL trabaja sobre tres pilares fundamentales en materia ambiental:

  • Prevención de la contaminación ambiental

COLVATEL se ocupa de prevenir la contaminación ambiental que pueda generarse a través del consumo de los recursos que emplea. Por tal motivo, se encuentra en permanente búsqueda de nuevas tecnologías, apropiadas para hacer un uso racional de los mismos, minimizando el gasto desmedido de los recursos naturales y evitando así el deterioro y agotamiento de los mismos mediante la aplicación de parámetros de desarrollo sostenible.

  • Compromiso con parámetros de mejora continua

COLVATEL trabaja la gestión ambiental con base en parámetros de mejora continua, con el fin de prevenir la contaminación ambiental, preservar, mantener, mejorar y promover un ambiente sano, a través de los programas de capacitación, sensibilización y prevención, cuya finalidad es incrementar la participación de sus trabajadores en las actividades que conserven el medio ambiente en busca de un desarrollo sostenible.

  • Cumplimiento de la normatividad legal vigente

COLVATEL está comprometida en el cumplimiento de la normatividad legal vigente en materia ambiental. Por tal motivo, permanentemente identifica, previene, evalúa, monitorea y controla los factores de riesgos ambientales y organizacionales en la Compañía que puedan producir detrimento sobre los recursos naturales o afectaciones en la salud y bienestar de sus trabajadores. Para lograr estos objetivos, COLVATEL destina los recursos financieros, físicos, humanos y técnicos requeridos para la protección del ambiente y para mejorar las condiciones de salud y de trabajo.

 

TÍTULO III – RESPONSABILIDAD CORPORATIVA

En COLVATEL la responsabilidad corporativa es un compromiso que transciende el aspecto puramente legal, y que se relaciona con la gestión ética y transparente con sus grupos de interés y la búsqueda permanente del equilibrio económico, social y ambiental, que contribuya a aumentar el valor de la Compañía.

COLVATEL como Compañía que hace parte del sector de las telecomunicaciones y como filial de ETB, trabaja decididamente en ser partícipe activo para la consecución de los tres componentes de desarrollo sostenible (economía, sociedad y medio ambiente). Por ello, a través de su política de responsabilidad social empresarial, trabaja por mejorar la calidad de vida de los colaboradores, sus familias y las comunidades en las cuales ejerce influencia a causa de su operación.

En el desarrollo de la política de responsabilidad social empresarial vincula a sus grupos de interés en la toma de decisiones y en la implementación de actividades y acciones, las cuales se encuentran encaminadas a eliminar o fortalecer aquellos impactos ocasionados por la Compañía. De esta manera, COLVATEL fortalece y gestiona de manera responsable las relaciones de la Compañía con sus grupos de interés a partir de buenas prácticas empresariales.

Medición de la gestión

En COLVATEL la medición del desempeño socialmente responsable será reportada a los grupos de interés, mediante métricas definidas y alineadas con estándares aceptados internacionalmente.

 

TÍTULO IV – VALORES CORPORATIVOS

     4.1. Confianza

En COLVATEL se construyen redes de trabajo exitosas donde cada uno de sus miembros conoce, valora y enriquece el trabajo del otro con sus aportes y compañerismo, promoviendo un trabajo de resultados y de equipo.

     4.2. Compromiso

En COLVATEL el rol que cada uno de sus colaboradores desempeña, es determinante para la consecución de los objetivos de la Compañía. Por tal motivo, aquellos trabajan con pasión y amplio sentido de la responsabilidad, buscando con ello superar los estándares esperados.

     4.3. Transparencia

En COLVATEL, la honestidad y la calidad de los servicios prestados conforme a las normas y procesos establecidos son una premisa.

     4.4. Respeto

En COLVATEL el respeto es una premisa fundamental en las relaciones cotidianas, aplicable en el trato con clientes tanto internos como externos. Por tal motivo, en las comunicaciones existirá siempre un trato amable, asertivo y una actitud conciliadora frente a las inquietudes o sugerencias que se presenten.

 

 

TÍTULO V – TRANSPARENCIA Y LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN

     5.1. Prevención y control del riesgo de lavado de activos, financiación del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva

COLVATEL S.A. ESP, como parte de su política de gestión para la prevención y control del riesgo de lavado de activos, financiación del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva, gestiona riesgos reputacionales, legales, operativos y de contagio, con el propósito de minimizar la posibilidad de que la Compañía, en el desarrollo de sus operaciones, sea utilizada directa o indirectamente como instrumento para ocultar, manejar, invertir o aprovechar de cualquier forma, dinero y otros bienes provenientes de actividades ilícitas.

La política de gestión para la prevención y control del riesgo de lavado de activos, financiación del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva, complementa el código de buen gobierno corporativo, las políticas de la Compañía relacionadas con la gestión de riesgos y el sistema de control interno, la normatividad vigente sobre esta materia y las buenas prácticas empresariales.

     5.2. Lucha contra la corrupción

Para COLVATEL es premisa fundamental la no tolerancia de los actos incorrectos, la corrupción y el fraude. Por tal razón, una vez estos sean identificados, se tomarán correctivos inmediatos, los cuales incluirán el reporte y la denuncia ante las autoridades pertinentes cuando a ello haya lugar.

COLVATEL hace expreso su compromiso en la lucha contra la corrupción, motivo por el cual se obliga a:

  • Implementar medidas eficaces para prevenir y combatir la corrupción y el fraude.
  • Institucionalizar buenas prácticas en materia de ética y transparencia en todos sus procesos.
  • Proteger los derechos humanos de todos los colaboradores de la Compañía.
  • Evolucionar en la implementación del Principio 10 lucha contra la corrupción del Pacto Mundial de Naciones Unidas.
  • Generar un clima de confianza en las relaciones con los grupos de interés.
  • Mejorar la rentabilidad de la empresa al incrementar la eficiencia y disminuir de costos.
  • Proteger e incrementar la reputación que la Compañía.
  • Mantener un nivel de cero tolerancia frente a la corrupción y orientar la toma de decisiones de manera ética y transparente siempre.
 
     5.2.1. Actos incorrectos

Los actos incorrectos corresponden a los comportamientos reprochables que afectan las buenas prácticas del manejo del negocio, la transparencia en la información, la credibilidad, la confianza, la imagen corporativa y la reputación de COLVATEL y de las empresas que hacen parte del grupo empresarial ETB.

Sin perjuicio de algunos actos descritos en el presente código, COLVATEL S.A. ha definido las siguientes categorías de actos incorrectos:

     5.2.1.1. Apropiación indebida de recursos

Corresponde en general a toda apropiación, desviación, ocultamiento o uso de los bienes de propiedad o bajo responsabilidad de COLVATEL, para ser destinados a fines diferentes de aquellos para los cuales fueron adquiridos o recibidos. En esta categoría se incluyen, entre otros, el hurto en sus distintas clasificaciones, el abuso de confianza, la desviación o uso indebido de información reservada, la malversación, ocultamiento y destinación de diferentes recursos, la apropiación física de bienes, la apropiación u ocultamiento de dinero, títulos representativos de valor o similares, así sea de manera temporal, la realización de gastos no autorizados en beneficio propio o de terceros, la copia no autorizada de programas, software o en general, de activos protegidos por la propiedad intelectual.

     5.2.1.2. Corrupción

Incurre en un acto de corrupción aquel empleado, colaborador, directivo o asesor que solicita a un tercero algún tipo de beneficio por realizar o no, un acto propio de sus funciones. También se presenta corrupción cuando un particular ofrece algún tipo de beneficio patrimonial o extra patrimonial a un empleado, colaborador o directivo de la empresa, a cambio de que lo beneficie.

Dentro de los beneficios se incluyen objetos de valor pecuniario significativo, dádivas, favores, promesas o ventajas de cualquier clase.

Se considera igualmente acto de corrupción, el soborno a funcionarios públicos o privados, a título personal o a nombre de la Compañía, para la realización de una determinada acción inapropiada o la omisión de una actuación por parte de dichos funcionarios.

     5.2.1.3. Falsos reportes

Son aquellos tendientes a distorsionar u ocultar la realidad de una situación financiera, operativa o comercial del desempeño propio o de terceros. Se entienden incluidos como
falsos reportes, entre otros:

El suministro de información falsa o que no corresponda a la realidad, a terceros o a otros empleados del grupo empresarial ETB para encubrir el desempeño deficiente o para acceder a bonificaciones o beneficios personales o de terceros.

La omisión o distorsión de la información que, de acuerdo con las disposiciones legales y las políticas de COLVATEL y/o del grupo empresarial ETB, debe ser divulgada al mercado o a terceros.

La utilización de información incompleta o falsa que induzca a engaño o confusión a terceros en general.

      5.2.1.4. Manipulación de estados financieros

Corresponde a la producción, alteración o supresión deliberada de registros de los estados financieros de la Compañía o de los de las demás empresas del grupo empresarial ETB. Esta manipulación comprende, entre otros:

  • Diferir deliberadamente un registro de ingresos, con el ánimo de disminuir los resultados de un período.
  • Diferir o registrar un egreso, en fecha diferente a la de su causación, con el propósito de mejorar los resultados de un período.
  • Usar cuentas provisionales o cuentas puente, para distorsionar ingresos o egresos significativos.
  • Crear transacciones falsas con proveedores, acreedores o terceros.
  • Manipular saldos de cuentas del activo y del pasivo.
  • Trasladar periódicamente obligaciones reales o ficticias de un acreedor o deudor a otro, real o ficticio, con el propósito de falsear la realidad de los saldos de cartera, cuentas por cobrar, cuentas por pagar y otros activos o pasivos.
  • Ocultar errores contables.
  • En general, toda manipulación contable de la realidad financiera de la Compañía.
     5.2.1.5. Incumplimiento de obligaciones legales

Este incumplimiento se puede presentar frente a obligaciones de tipo tributario, financiero, laboral, de control, de regulación y de seguridad social, entre otras.

     5.2.1.6. Abuso tecnológico

Hace referencia, entre otros, al acceso no autorizado a sistemas de cómputo o a sitios que tengan restricción de ingreso, la violación de licencias de software, la implantación de virus u otro código dañino o cualquier tipo de sabotaje, como: a) acceso o divulgación no autorizada de archivos electrónicos; b) uso indebido de la Red y otros recursos, incluido internet, c) manipulación de contraseñas o uso indebido de las mismas para alteración o supresión de registros, destrucción o distorsión de información clave para el grupo o de sus clientes, fraude tecnológico o por computador, en otras manifestaciones.

Ningún empleado, colaborador o directivo podrá utilizar aplicaciones de trabajo internas que le sean habilitadas para el desarrollo de sus funciones, con el fin de realizar modificaciones, alteraciones o supresiones de registros de manera indebida y no autorizada. Estos deberán abstenerse de usar las claves que les sean entregadas, para realizar consultas o transacciones en beneficio propio o de familiares o amigos.

     5.2.2. Prohibiciones

A los administradores y colaboradores de COLVATEL les está prohibido:

  • Participar en actividades, negocios u operaciones contrarias a la ley o a los intereses de COLVATEL o del Grupo Empresarial ETB.
  • Realizar cualquier negocio u operación con fundamento en sentimientos de amistad o enemistad.
  • Aconsejar la realización de una operación, con base en información privilegiada, que conozcan con ocasión de las actividades que desarrollan o en razón de su cargo.
  • Obtener beneficios personales o familiares de proveedores, contratistas, clientes o terceros, contrariando las disposiciones contenidas en el presente código sobre regalos.
  • Ofrecer, solicitar o aceptar comisiones o cualquier otro beneficio patrimonial o extra patrimonial en cualquier transacción o negocio que involucre a COLVATEL o a cualquier compañía del Grupo Empresarial ETB, con el fin de asegurar la efectividad o el resultado de dicha transacción o negocio.
  • Otorgar rebajas, descuentos, tasas preferenciales, disminuciones o exenciones de cualquier tipo, fundados en razones de amistad o parentesco o que no correspondan a políticas comerciales de la Compañía.
  • Aprovechar indebidamente las ventajas que la Compañía le ha otorgado de manera exclusiva, en razón de su cargo o por tener la calidad de empleado o colaborador, para beneficio de familiares o de terceros.
  • Administrar de manera personal los negocios de clientes o proveedores, motivo por el cual no podrán ser apoderados, representantes o asesores de estos.
 
     5.3. Manejo de la información

COLVATEL S.A, protege el derecho constitucional de habeas data, motivo por el cual conserva y custodia la información que los accionistas, clientes, proveedores, empleados, colaboradores y demás terceros, han suministrado y confiado en razón de relaciones contractuales vigentes o no. En aras de lo anterior, COLVATEL protege dicha información y se abstiene de divulgarla a terceros que no tengan derecho a conocerla.

      5.3.1. Información sujeta a reserva

Corresponde a aquella información cuyo acceso podrá ser rechazado o denegado de manera motivada y por escrito. Se incluye en esta categoría: a) la información cuyo acceso estuviere expresamente prohibido por la ley; b) toda la información proveniente de la matriz o de alguna otra empresa del Grupo Empresarial ETB; c) aquella relacionada con los accionistas, proveedores y clientes; d) aquella relacionada con faltas disciplinarias de empleados,
colaboradores o directivos de la Compañía; e) aquella relacionada con los procesos judiciales o tribunales de arbitramento en los cuales intervenga COLVATEL, bien sea en calidad de demandante, demandada o como tercero interviniente; y f) aquella tendiente a garantizar la seguridad de la información de la Compañía.

     5.3.1.1. Medidas de protección

A fin de garantizar la reserva de la información a que se ha hecho referencia en el numeral anterior, los empleados, colaboradores y administradores de COLVATEL, deberán observar las siguientes conductas:

Abstenerse de proporcionar información o suministrar documentación relacionada con aquella, salvo autorización impartida por la persona de quien se trate, por solicitud de una autoridad competente, cuando el suministro de dicha información sea estrictamente necesario para el desarrollo del negocio, cuando la solicitud provenga de personas competentes para solicitar y/o acceder a la misma, o cuando aquella tenga por destinatario las empresas del Grupo Empresarial ETB, a fin de cumplir los cometidos del Grupo.

En ningún caso, durante el período de servicio en COLVATEL o después de su retiro, los empleados, colaboradores o administradores podrán usar, directa o indirectamente, o divulgar la información sujeta a reserva.

     5.3.2. Información confidencial  

Corresponde a aquella información que pertenece al ámbito propio, particular y privado o semiprivado de COLVATEL, motivo por el cual no ha sido divulgada al público y no es de fácil acceso. Se incluye en esta categoría: a) la información relacionada con los procesos de contratación que adelante la Compañía, diferentes al contrato mismo; b) la información comercial, de negocios o temas estratégicos de la Compañía y c) la información contenida en los sistemas de administración de riesgos y control interno, tales como estudios, registros o reportes y los documentos contentivos de las razones o fundamentos de ellos.

     5.3.2.1. Medidas de protección

A fin de garantizar la confidencialidad de la información a que se ha hecho referencia en el numeral anterior, los empleados, colaboradores y administradores de COLVATEL, deberán observar las siguientes conductas:

  • La información confidencial deberá ser protegida por todos los empleados, colaboradores y administradores de COLVATEL.
  • Solo tendrán acceso a la información confidencial, aquellas personas que en razón de su cargo o funciones deban conocerla. Si por error, un empleado, colaborador o administrador recibe información confidencial, deberá reportar dicha situación a su jefe inmediato para que se tomen las acciones correctivas pertinentes.
  • Las contraseñas o claves de acceso a los equipos de la Compañía son personales y confidenciales y, por lo tanto, no serán divulgadas a otros empleados o terceros no autorizados para ello.
  • La información relacionada con proyectos de negocios, comerciales o temas estratégicos de COLVATEL S.A. y/o del Grupo Empresarial ETB, deberá recogerse o eliminarse de las instalaciones que hayan sido utilizadas para desarrollar el proyecto. Los tableros usados en dichas reuniones deberán ser limpiados al término de ellas y los papeles de trabajo deberán conservarse en debida forma.
  • Los empleados, colaboradores y administradores, no se encuentran autorizados para revelar ni para transferir a terceras personas las tecnologías, metodologías, manuales, know-how, y secretos industriales, comerciales o estratégicos que pertenezcan a COLVATEL, o a cualquier empresa que haga parte del Grupo Empresarial ETB.
  • Los empleados de COLVATEL S.A. se deberán abstener de comentar con terceros, incluyendo amigos y parientes, los temas relacionados con los negocios y proyectos de COLVATEL o de las empresas del Grupo Empresarial ETB, y en general la información que sea considerada confidencial y a la que hayan tenido acceso con ocasión de su cargo. Si por circunstancias particulares y excepcionales se debe discutir sobre estos temas en lugares públicos, los empleados deberán actuar con máxima discreción y prudencia, realizando intervenciones puntuales y atendiendo siempre al buen criterio de lo que puede revelar y en todo caso protegiendo el buen nombre y la reputación de las compañías referidas.
     5.3.3. Información privilegiada

Corresponde a aquella información de propiedad de COLVATEL, sus clientes, proveedores, accionistas, directivos, empleados, colaboradores o de las Compañías del Grupo Empresarial ETB, a la cual solo tienen acceso ciertas personas calificadas en razón de sus funciones, competencias o cargo.

Dentro de la información privilegiada, se encuentra aquella obtenida como consecuencia de la participación de los empleados en la preparación de los estados financieros, en el desarrollo de productos o negocios, proyectos de alto impacto y estratégicos para ella y las empresas del Grupo, decisiones administrativas críticas, decisiones de inversión, compra y/o venta de activos fijos representativos, reorganización de empresas, temas institucionales y corporativos, entre otros.

     5.3.3.1. Medidas de protección

Cuando los empleados de COLVATEL sean parte de proyectos especiales donde con ocasión de las actividades que realicen o su participación en dicho proyecto tengan acceso a información privilegiada, deberán, además de dar cumplimiento a las normas de manejo de información privilegiada establecidas en el presente código y en la ley, suscribir un acuerdo y entregar el mismo al director o líder del proyecto antes de empezar a trabajar en el mismo.

     5.4. Política de regalos

Los regalos comerciales de una escala modesta y dentro de los cuales se incluyen artículos físicos, atenciones, servicios, favores, invitaciones, hospitalidad, gastos de desplazamiento u otros bienes de valor, se utilizan corrientemente para crear buena voluntad y reforzar las relaciones de trabajo entre socios comerciales. A fin de ayudar a los empleados y directivos de la Compañía, a tomar decisiones acertadas al momento de ofrecer o recibir regalos, se han elaborado los siguientes lineamientos:

     5.4.1. Prohibiciones

A los trabajadores, colaboradores y directivos de COLVATEL les está prohibido:

  • Recibir sobornos o pagos de facilitación.
  • Recibir regalos, favores y similares que no cumplan con los criterios establecidos en el presente código.
  • Incurrir en prácticas desleales y proscritas en la ley, con el objeto de obtener la venta de los servicios de la Compañía.
  • Ofrecer o aceptar, en forma directa o indirecta, regalos, favores, donaciones, invitaciones, hospitalidad, gastos de desplazamiento, invitaciones, viajes o pagos en desarrollo de las actividades a su cargo en la Compañía, los cuales puedan afectar su independencia e influir en sus decisiones, para facilitar negocios u operaciones, en beneficio propio o de terceros.
     
     5.4.2. Regalos recibidos por colaboradores de COLVATEL

COLVATEL acepta que es común en el ámbito comercial, que algunos proveedores, clientes o similares, le hagan ocasionalmente pequeños regalos a las personas con quienes hacen negocios. Resulta importante, sin embargo, que esos regalos no afecten las actitudes comerciales de los colaboradores ni den la impresión de que pudieran hacerlo.

Dado lo anterior, los colaboradores de COLVATEL podrán aceptar regalos de proveedores, clientes y similares cuando se trate de: a) material promocional de pequeño valor, conforme a la práctica comercial de las empresas con las que COLVATEL mantiene relaciones comerciales; b) cuando el valor de aquellos no supere una suma equivalente al 30% del
SMMLV a la fecha de su entrega; c) aquellos cuyo recibo no genere la impresión de que quien los hace, tiene derecho a un trato preferente, mejores precios, asignación de contratos o en general, condiciones preferenciales frente a su competencia; d) regalos que de conocerse públicamente, no puedan generar riesgo reputacional para la Compañía; e) viajes o cursos de capacitación por cuenta de proveedores, cuando estos sean ofrecidos dentro de las relaciones contractuales, y su costo se encuentre debidamente discriminado en la oferta recibida.

Adicionalmente, se deberán tener en cuenta los siguientes criterios:

  • Cualquier regalo que sea entregado en COLVATEL sin importar su monto o características deberá ser registrado.
  • Cualquier regalo que supere el 30% del SMMLV a la fecha de su entrega, deberá ser registrado y devuelto. De ello se deberá informar a la Gerencia de Control Interno para los fines pertinentes.
  • Si un regalo genera impresión de poder viciar la independencia de criterio a favor de los mejores intereses de COLVATEL, este deberá ser rechazado.
  • Cuando exista duda frente al recibo o devolución de un regalo, la inquietud deberá ser llevada ante el superior jerárquico de la persona en quien radica la inquietud.
  • Los siguientes regalos siempre deberán ser devueltos por considerarse inapropiados: a) regalos hechos en forma de servicio (ej.: una promesa de empleo); b) aquellos que se encuentren prohibidos por la ley, la moral y las buenas costumbres; c) aquellos que quien los recibe sabe que están prohibidos por la organización que los realiza; d) los que se dan como propina, comisión indebida o soborno; e) los regalos de dinero en efectivo sin importar su monto o su equivalente en documentos en títulos como vales o certificados de regalos.
  • Los empleados de COLVATEL nunca podrán solicitar por sí, ni por interpuesta persona, regalos que los beneficie personalmente.
  • El valor total acumulado de todos los regalos que reciba un empleado de una misma persona o empresa, no podrá superar el 50% del SMMLV a la fecha de su entrega.
  • No podrán recibirse regalos que expresamente el Presidente de la Compañía haya prohibido.
  • COLVATEL denunciará ante las autoridades competentes, los sobornos o cualquier otro ofrecimiento ilegal que pueda recibir alguno de sus empleados.
  • De presentarse aportes y patrocinios institucionales, COLVATEL S.A. buscará contribuir con la realización de programas (actividades, obras o proyectos) con impacto económico, social, ambiental o cultural, siempre que los mismos estén enmarcados dentro de los principios de este código y alineados a la estrategia de sostenibilidad y lineamientos de proyección institucional previamente definidos.
     5.4.3. Regalos entregados a nombre de COLVATEL

COLVATEL podrá entregar regalos promocionales a sus clientes actuales o potenciales, respetando los criterios señalados por las políticas de cada cliente, aquellos establecidos en este mismo código para la recepción de regalos (numeral 4.2) y aquellos señalados por ETB para las empresas del Grupo Empresarial.

      5.5. Patrocinio a organizaciones políticas

COLVATEL no financia ni promueve partidos políticos, ni a sus representantes o candidatos. Por tal motivo, a los trabajadores de la Compañía les está prohibido llevar a cabo reuniones, discursos, poner pancartas o afiches de carácter político en las instalaciones de COLVATEL o disponer de los recursos o instalaciones de la empresa para tal efecto.

     5.6. Comité de Presidencia como instancia de ética

En COLVATEL, el Comité de Presidencia asume las funciones del Comité de Ética, a fin de garantizar el cumplimiento de las normas y compromisos del código de buen gobierno y el código de ética. En relación con el desarrollo e implementación de buenas prácticas en materia de transparencia y lucha contra la corrupción, le corresponderá a este órgano:

  • Orientar y dar lineamientos en materia de ética, transparencia y derechos humanos.
  • Conocer y atender los posibles casos de incumplimiento del código de buen gobierno corporativo y código de ética (diferentes a los conflictos de interés), casos de fraude, corrupción, lavado de activos y/o financiación del terrorismo.
  • Promover el desarrollo de diversos canales de comunicación para el reporte de situaciones no éticas, de fraude o delitos y garantizar que estas puedan realizarse
    de forma anónima.
  • Aprobar el mapa de riesgos de fraude y corrupción al interior de la organización.
  • Garantizar la protección de la identidad de quien denuncia y la confidencialidad de la investigación y los resultados que implica una situación no ética, de fraude o delito en el proceso de investigación.
     5.6.1. Procedimiento para asuntos éticos

Cuando un trabajador se enfrente a un dilema o conflicto ético, en primera instancia deberá acudir a su jefe inmediato, sin perjuicio de las consultas que puedan realizarse al respecto a través de los canales establecidos para tal fin. Si el dilema o conflicto no puede agotarse por esta vía, deberá ser sometido a la decisión del Comité de Presidencia.

En este último caso, la decisión adoptada por el comité deberá ponerse en conocimiento de las áreas o personas encargadas de su cumplimiento. El documento contentivo del conflicto ético, junto con todos sus anexos, deberá ser entregado a la Gerencia Jurídica para su respectivo archivo.

     5.7. Canales de consulta y reporte
Correo ético:

      contactenos@colvatel.com.co
      Linea Ética – (colvatel.com)

Todas las consultas de dilemas éticos serán tratadas bajo los principios de oportunidad, imparcialidad, respeto y confidencialidad; garantizando su análisis sin ningún tipo de represalias para brindarle al trabajador seguridad y una orientación adecuada.

 

TÍTULO VI – OTRAS DISPOSICIONES

     6.1. Protección del denunciante

COLVATEL mantendrá en estricta confidencialidad la identidad de quienes denuncien el incumplimiento de las disposiciones del presente código, siempre y cuando las denuncias o quejas se presenten de buena fe, con fundamento en hechos veraces y de manera desinteresada por parte del denunciante, es decir, que con ello no se pretenda beneficiar o perjudicar a un tercero u obtener un beneficio ilegítimo para sí mismo. Las quejas y denuncias que se presenten sin el cumplimiento de estos requisitos, se sancionarán de acuerdo con lo previsto en el presente código y en las normas de la República que resulten aplicables.

     6.2. Violación al código y acciones disciplinarias

El incumplimiento de las reglas de conducta previstas en el presente código se sancionará conforme a lo previsto en la normatividad interna de la Compañía, sin perjuicio de las sanciones previstas en las demás leyes que resulten aplicables.

El incumplimiento comprobado de las disposiciones del presente código podrá ser justa causa de despido para el trabajador o de remoción para el administrador que transgreda sus disposiciones.

     6.3. Reformas al código

Las modificaciones efectuadas al presente código, con ocasión de cambios en la normatividad interna o externa aplicable, serán aprobadas por la Junta Directiva.

     6.4. Cumplimiento

El código de ética entrará en vigencia una vez sea aprobado por la Junta Directiva, permanecerá publicado en la página web y será de obligatorio cumplimiento.

     6.5. Sensibilización

El presente código se dará a conocer de manera obligatoria a todo el personal de COLVATEL en su proceso de vinculación y durante la etapa de inducción, con el objeto de asegurar su conocimiento y cumplimiento. Así mismo, COLVATEL diseñará estrategias de sensibilización periódicas para el personal vinculado, con el fin de asegurar la aplicación de lo establecido en el presente código. De esta manera se busca promover el cumplimiento del código de ética en todos los niveles organizacionales de la Compañía.

     6.6. Divulgación y consulta

El presente código podrá ser consultado en la Intranet y en la página web de COLVATEL.

     6.7. Régimen sancionatorio

El incumplimiento comprobado de las disposiciones del presente código será justa causa de despido para el trabajador o de remoción para el administrador que transgreda sus disposiciones.

 

TÍTULO VII – DEFINICIONES

ACTOS INCORRECTOS: Comportamientos reprochables que afectan financiera y reputacionalmente, a la Compañía, y en general a las empresas que hacen parte del Grupo Empresarial ETB, tales como la apropiación indebida de recursos, la corrupción, los falsos reportes, la manipulación de estados financieros, el incumplimiento de obligaciones legales y el abuso tecnológico que incluye operaciones indebidas con los equipos, estaciones de trabajo y otros aplicativos.

BIENES DE LA EMPRESA: Recursos humanos, financieros, materiales, técnicos y tecnológicos, entre otros, que la organización destina y asigna a sus colaboradores, para el desarrollo de las actividades laborales.

CANALES DE CONSULTA Y REPORTE: Medios de comunicación que la Compañía ha dispuesto para que las personas interesadas puedan dirigir sus inquietudes relacionadas con dilemas éticos y/o denunciar aquellas conductas al interior de COLVATEL, que representen
una violación al código de ética.

CONTROL DE RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS, FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Y FINANCIAMIENTO DE LA PROLIFERACIÓN DE ARMAS DE DESTRUCCIÓN MASIVA: Comprende la implementación de políticas, procesos, prácticas u otras acciones por parte de la Compañía, que actúan para minimizar el riesgo de lavado de activos, la financiación del terrorismo y el financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva en las operaciones, negocios o contratos que aquella realice.

CONTRIBUCIONES POLÍTICAS ILÍCITAS: Contribuciones directas o indirectas a los partidos políticos, cargos del partido, candidatos u organizaciones o individuos implicados en política, como subterfugio para el cohecho. (Fuente: Iniciativa de Alianza contra la Corrupción -PACI Partnering Against Corruption Initiative- del Foro Económico Mundial).

CORRUPCIÓN: “El mal uso del poder encomendado para obtener beneficios privados”. (Fuente: Transparencia Internacional (TI)). Comportamiento según el cual un empleado, colaborador, directivo o asesor solicita a un tercero algún tipo de beneficio por realizar o no, un acto propio de sus funciones. La corrupción también se presenta cuando un particular ofrece algún tipo de beneficio patrimonial o extra patrimonial a un empleado, colaborador, directivo o asesor de la empresa, a cambio de que lo beneficie.

El concepto de corrupción es amplio. Incluye soborno, fraude, apropiación indebida u otras formas de desviación de recursos por un funcionario público, pero no es limitado a ello. La corrupción también puede ocurrir en los casos de nepotismo, extorsión, tráfico de influencias, uso indebido de información privilegiada para fines personales y la compra y venta de las decisiones judiciales, entre varias otras prácticas. (Fuente: https://www.unodc.org/.)

ÉTICA EMPRESARIAL: Conjunto de principios, valores, normas y pautas organizacionales que guían el comportamiento personal y social de los empleados, colaboradores, asesores y directivos de la Compañía, en el desarrollo de sus actividades laborales y en su relacionamiento con los demás grupos de interés.

GOBIERNO CORPORATIVO: Conjunto de principios y normas que regulan el diseño, integración y funcionamiento de los órganos de gobierno de la empresa: accionistas, Junta Directiva y alta administración. Un buen gobierno corporativo provee los elementos para proteger los intereses de la Compañía y los accionistas, monitorea la creación de valor, incentiva el uso eficiente de los recursos y promueve la transparencia de información.

GRUPOS DE INTERÉS: Conjunto de personas o grupos de personas que son afectadas directa o indirectamente por el desarrollo de las actividades que emprende la Compañía. Entre estos se encuentran nuestros accionistas, trabajadores, colaboradores, sus familias, clientes, proveedores, acreedores, el Gobierno -incluyendo los entes de control- y la comunidad, entre otros.

PAGOS DE FACILITACIÓN: Son pagos pequeños realizados para garantizar o acelerar la ejecución de acciones rutinarias a las que esté autorizada la empresa. Fuente: Iniciativa de Alianza contra la Corrupción (PACI- Partnering Against Corruption Initiative) del Foro Económico Mundial.

“Consisten en pagos o regalos de pequeña cuantía que se hacen a una persona –un funcionario público o un empleado de una empresa privada- para conseguir un favor, como acelerar un trámite administrativo, obtener un permiso, una licencia o un servicio, o evitar un abuso de poder” (Antonio Argandoña, emeritus professor de economía y ética empresarial).

RESPONSABILIDAD CORPORATIVA: También llamada responsabilidad social empresarial (RSE), se define como la contribución activa y voluntaria al mejoramiento social, económico y ambiental por parte de las empresas, generalmente con el objetivo de mejorar su situación competitiva, valorativa y su valor agregado.

SOBORNO: “Constituye soborno el ofrecer, prometer, dar o aceptar una ganancia pecuniaria indebida o cualquier otra ventaja para o por: a) Un funcionario público a nivel nacional, local o internacional. b) Un partido político, funcionario de partido o candidato; y c) Un director, oficial, empleado o representante de una empresa privada; para obtener o conservar un negocio u otra ventaja impropia, por ejemplo, en relación con permisos reguladores, impuestos, trámites aduaneros, procedimientos judiciales o legislativos.” (Fuente: Cámara Internacional de Comercio, Reglas de Conducta y Recomendaciones para Combatir el Soborno).

VALORES CORPORATIVOS: Corresponden a las características morales y/o cualidades específicas que la Compañía persigue como criterios orientadores de la conducta de sus trabajadores, colaboradores, directivos y asesores, tales como la confianza, el compromiso, la transparencia y el respeto.

VersiónEstadoFechaDescripciónAprobado por
2.0Aprobado por la Junta Directiva – Acta 331 del 27 de julio de 2022Julio de 2022Versión actualizada código de éticaJunta Directiva