8. SISTEMAS DE INFORMACIÓN 

Se evaluaron los sistemas de información de Colvatel, relacionados con la Gestión Documental, identificando el cumplimiento de los requerimientos mínimos exigidos por Ley, los aplicativos designados para tal fin y la interfase de tramites en línea que generan documentos electrónicos directamente de los aplicativos, como también aquellos que se estén utilizando de manera manual en la ejecución de los procesos asociados en la función archivística.

        8.1.          Aplicativos de Gestión Documental 

8.1.1.  Software

Dentro de los aplicativos para la gestión administrativa de documentos generados en la compañía encontramos:

Tabla 17 Aplicativos para la Gestion de Documentos

8.1.2.  Haftware

En la compañía de tiene asignados los siguientes equipos para el manejo de la gestión documental:

Tabla 18 Equipos para la Gestion Documental

9. EVALUACIÓN Y ANÁLISIS DE INSTRUMENTOS Y PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL 

Esta actividad se llevó a cabo durante las entrevistas y visitas realizadas a la Compañía, donde se evalúo el cumplimiento de la Ley 594 del 2000 y Decreto 1080 de 2015 artículo 2.8.2.5.8. en referencia a instrumentos archivísticos y procesos de gestión documental los cuales se constituyen como elementos fundamentales y obligatorios para la implementación de la Política de Gestión Documental.

        9.1.          Instrumentos Archivísticos

Tabla 19 Evaluación de Instrumentos Archivísticos

        9.2.          Instrumentos Para la Gestión de la Información Pública 

En cumplimiento con las disposiciones dadas en la Ley 1712 de 2014 y el Decreto 103 de 2015 art 04 donde se reglamentan los instrumentos de la gestión de información pública y las responsabilidades del proceso de gestión documental, frente a levantamiento y actualización de algunos instrumentos. A continuación, se presentan el estado de estos:

Tabla 20  Evaluación de Instrumentos Para la Gestión de la Información Pública

        9.3.          Planeación

Colvatel ha adelantado labores de planeación La Gestión documental de la Entidad que garanticen la función archivística y su mejoramiento continuo. Dentro de este proceso, contemplamos:

• Programa de gestión Documental (PGD): Se encuentra elaborado, pero no está publicado en la Página Web de la Compañía.

Este instrumento requiere la armonización con el Sistema Integrado de Gestion de la Compañía, como documento base para la planeación documental de la Entidad, siendo el punto de partida para las estrategias de modernización de la Gestión Documental de acuerdo con la normatividad vigente.

Requiere actualización orientada al mapa procesos de la compañía y su actual estructura orgánico funcional de la compañía, formulación e implementación de los programas específicos, alineación con la Ley de transparencia, con Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA), entre otros.

• Plan Institucional de Archivo de la entidad (PINAR): Se encuentra elaborado, pero no está publicado en la Página Web de la Compañía.

Requiere la armonización con el Sistema Integrado de Gestion de la Compañía, como documento base para la planeación documental de la Entidad, siendo el punto de partida para las estrategias de modernización de la Gestión Documental de acuerdo con la normatividad vigente.

El PINAR, requiere actualización donde se determine a la actualidad la planeación a corto, mediano y largo plazo de la Gestión Documental y la Función Archivística, priorizado en aras de establecer las actividades a realizar que le apuntan a la planeación estratégica. orientada al mapa procesos de la compañía y su actual estructura orgánico funcional de la compañía, formulación e implementación de los programas específicos, alineación con la Ley de transparencia, con Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA), entre otros.

• Sistema Integral de Conservación (SIC): No encuentra formulado.

Se requiere la formulación e implementación de este instrumento para garantizar la conservación y preservación de la información de la Entidad independiente del medio que se genere, considerando el ciclo de vida de los documentos hasta su disposición final. Debe estar alineado con el Sistema Integrado de Gestion, con la Ley de transparencia, con Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA), alineado con el plan de emergencias que incluya las medidas de prevención de riesgos en el manejo de la documentación, entre otros.

• Plan Anual de Adquisiciones: Con el fin de garantizar los procesos de apoyo, misionales y estratégicos de la Compañía y dar continuidad a la prestación de los servicios de manera oportuna, eficiente y con calidad, Colvatel contempla dentro del PAA, recursos para cada vigencia.

• Política de Gestión Documental: Debe ser actualizada con la armonización de los instrumentos archivísticos de planeación y el sistema integrado de gestión, realizar la respectiva socialización, implementación y medición de la adherencia a la misma.

• Normalización del proceso: Hay documentar los procesos y procedimientos de la gestión documental con sus respectivos formatos alineados al Sistema Integrado de Gestion.

        9.4.          Producción 

En la compañía las actividades de producción están enfocadas en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el Trámite, procesos en que actúan para la correcta gestión administrativa, independiente a el medio en que se producen susceptibles de gestionarse en su ciclo de vida y acorde al Programa de Gestión Documental, se evidencia lo siguientes:

• Sistema Integrado de Gestion: Colvatel cuenta con un sistema de desarrollo administrativo, gestión de calidad y control interno, dentro del cual se encuentran los formatos, procedimientos y documentos internos, de los procesos estratégicos y misionales, pero no se evidencia la caracterización y normalización del proceso archivístico de la Entidad, asociado al mapa de macroprocesos establecido actualmente.

• Sistema de Gestión Documental: Se identificó que en la actualidad la compañía no cuenta con un software específico para la gestión documental que respalde la producción documental de manera efectiva, eficaz las plantillas necesarias que soportan los procesos de correspondencia de acuerdo con lo establecido en el Acuerdo 060 de 2001 emanado por el Archivo General de la Nación.

Existen diferentes sistemas de información que generan documentos electrónicos en materia técnica y administrativa en la Compañía, producción documental trasversal en los procesos misionales, en donde a pesar de las plantillas de documentos establecida en la entidad para las respuestas, no se encuentran relacionadas con la normalización y caracterización del proceso de gestión documental. Así mismo, aunque la información es centralizada en estos sistemas, se evidencia que no se da cumplimiento a lo establecido en el Acuerdo 060 de 2001.

La compañía no cuenta con un lineamiento de Cero Papel, que estandarice la producción racional, eficiente y eficaz de los documentos de Colvatel.

        9.5.          Gestión y Trámite 

Las actividades de Gestión y Trámite en Colvatel no están encaminadas al registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución administrativa del asunto.

No se identificaron los procedimientos asociados a la gestión y trámite, tales como:

• Procedimiento de Gestión de Correspondencia Enviada
• Procedimiento de Gestión de Correspondencia Recibida
• Procedimiento de Consulta Préstamo y Devolución de Expedientes de Archivos de Gestión

La entidad cuenta no con un aplicativo para dar trámite a la correspondencia recibida, interna y externa que permita asignarle un número consecutivo, identificando su respectiva fecha, y asunto, dando cumplimiento a lo establecido en el Acuerdo 060 del Archivo General de la Nación. En la actualidad se radica de manera manual utilizando un radicador que imprime sobre el documento un número de radicado con fecha solamente.

        9.6.          Organización Documental

En la verificación de las operaciones técnicas para la organización documental se identificaron procedimientos establecidos a la clasificación, ubicación en el nivel adecuado, ordenación y descripción adecuada en los archivos de gestión y del archivo central de la compañía, donde se evidencio lo siguiente:

• La compañía cuenta con el Protocolo de Organización de Archivos de Gestión, sin embargo, se debe documentar, socializar, implmentar y hacer seguimiento a un procedimiento que describa los lineamientos, metodología e instrumentos prácticos para la administración de los archivos de gestión y realizar procedimientos en el cual se describa la metodología para la conformación, organización y uso de expedientes para las dependencias que cuentan con series documentales complejas: Contratos, Convenios, Historias Laborales.

• Tabla de Retención Documental: Colvatel cuenta con una Tabla de Retención Documental elaborada en el 2019, sim embargo en el momento de la verificación del cumplimiento del Acuerdo 04 de 2019 “Por el cual se reglamenta el procedimiento para la elaboración, aprobación, evaluación y convalidación, implementación, publicación e inscripción en el Registro único de Series Documentales – RUSD de las Tablas de Retención Documental – TRD y Tablas de Valoración Documental – TVD”. Se evidencia que no cumple con la totalidad de los requisitos exigidos para su aprobación e implementación. Este Instrumento no debe implementar sin tener un concepto técnico para dicho procedimiento, en la Compañía hay algunas oficinas productoras que aplican la TRD, pero de la manera no correcta. Es necesario la Actualización de la TRD, aprobación, convalidación, implementación y seguimiento.

• Tabla de Valoración Documental: Se identifico que la Compañía no ha implementado la TRD, por consiguiente, se hace necesario que se elabore la Tabla de Valoración Documental, como instrumento necesario para valorar la documentación que ha sido trasladada a la bodega del Archivo Central sin ningún proceso de valoración y así determinar que es de conservación total como memoria institucional de la compañía.

• Formato único de inventario Documental – FUID: Como aspecto primordial a mejorar en los Archivos de Gestión es implmentar este instrumento archivístico como un control estricto en cuanto a la entrega de los archivos a la bodega del Archivo Central, y también se debe implementar en la entrega de los puestos de trabajo cuando los colaboradores son desvinculados de la Compañía.

Se debe estandarizar, normalizar, socializar, implementar y realizar seguimiento a la elaboración de los inventarios documentales como instrumento de control y descripción documental de la Compañía.

• Es necesario y primordial realizar un proceso de intervención archivística a los archivos de gestión de la Compañía, en especial aquellos que producen documentos misionales y vitales para la administración de la entidad, ya que en las visitas se evidenció desorden en los expedientes de series misionales, lo cual acarrea hallazgos para la entidad, y en aras de perfeccionar las transferencias catalogadas por cambio de custodia al Archivo Central.

Así mismo, se evidencia la necesidad de la sensibilización y capacitación de los servidores y colaboradores de Colvatel, toda vez que no tienen claro el alcance e importancia de la Gestión Documental de la Compañía. De igual forma, con la actualización, aprobación, convalidación de la TRD se actualizarían los cuadros de Clasificación Documental y los Inventarios documentales acordes a lo establecido en este instrumento. Para así garantizar la adecuada organización de sus los Archivos de Gestión, se evidencian problemas en la interpretación de la TRD y errores en la conformación y control de los expedientes de archivo. Adicionalmente los funcionarios no tienen clara la diferencia entre documentos de apoyo y documentos de archivo.

• Colvatel, debe documentar un procedimiento para establecer la metodología y lineamientos para la conformación, organización y uso de expedientes electrónicos que actualmente se producen en este medio en la compañía.

        9.7.          Transferencias 

Colvatel, no ha adoptado el procedimiento para transferir los documentos durante las fases de archivo en el marco del ciclo vital del documento, verificando la estructura, la validación del formato de generación, la migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos.

La Compañía solo ha realizado traslados por “cambio de custodia” trasladados archivos de gestión al archivo central por baja consulta, sin aplicar la TRD y FUID, por lo cual no se puede legalizar como las transferencias primarias. Así mismo no ha efectuado transferencias secundarias.

        9.8.          Disposición Documental

La falta de implementación de la TRD de Colvatel, por lo tanto, no se cuenta con este procedimiento para la Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, y la preservación en un medio electrónico de acuerdo con lo establecido en la Tabla de Retención Documental o en la Tabla de Valoración Documental.

A los documentos de los fondos documentales custodiados en el Archivo Central, no se les ha aplicado el proceso archivístico completo, por ello, puede ser considerado como un Fondo Acumulado, en el que por consiguiente no se han aplicado las disposiciones finales pertinentes de acuerdo con la TRD y la TVD.”

Colvatel, deberá formular, implementar y hacer seguimiento al programa de documentos vitales que permita el manejo de los documentos identificados como vitales de la Compañía, disposición documental y preservación y conservación final.

        9.9.          Preservación a Largo Plazo

De acuerdo a lo evidenciado durante la elaboración del  Diagnóstico Integral de Archivos de la Compañía, se evidencio que no se ha formulado ni implementado  el Sistema Integrado de Conservación (SIC), donde se establezcan los requerimientos que se debe cumplir para la conservación y preservación de la información de la compañía independiente del medio que se genere, contemplando su ciclo de vida hasta su disposición final en cumplimiento del Acuerdo 006 de 2014, “Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI “Conservación de Documentos” de la Ley 594 de 2000”, emanado por el Archivo General de la Nación.

Se evidencia que, que no se tienen definidas estrategias de Preservación Digital a largo plazo, ni el diagnóstico e identificación de documentos electrónicos que cuenta la Compañía en la actualidad.

Es necesario establecer las directrices para salvaguardar los documentos electrónicos de archivo, con el fin de realizar un tratamiento adecuado mientras la Compañía formula e implementa SGDEA.

9.9.1.1.      Sistema de Gestión Documento Electrónico de Archivo – SGDEA

La Compañía, en esta vigencia esta se encuentra en la etapa de desarrollo e implementación del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos y Archivo – SGDEA”, para lo cual se necesario involucrar a las oficinas productoras   misionales y transversales que producen documentación en otro formato y parametrizar las especificaciones para la parametrización de preservación digital a largo plazo de Colvatel.

Se sugiere que para poder implementar un Sistema de Gestión de Documento Electrónico de Archivo – SGDEA, primero la entidad debe hacer un diagnóstico de la gestión actual de los llamados documentos electrónicos, que aparentemente no cumplen los requisitos mínimos que han sido establecidos por el Archivo General de la Nación y el MINTIC a través de Gobierno en Digital.

Se deberá buscar la interacción e interoperabilidad de los aplicativos que actualmente cuanta la Compañía para la Gestion Administrativa y producción de documentos, en el cual analizará una muestra cualitativa de los procedimientos en los que actualmente la entidad de documentos electrónicos. Para ello se recomienda la metodología de Marco de Referencia de Arquitectura Empresarial, recomendado por el manual de Gobierno Digital, para la creación de un artefacto que permita realizar la caracterización de todos los procedimientos del SGDEA, identificando todos los registros y documentos electrónicos o susceptibles de serlos, y evaluarlos en cuanto a las condiciones mínimas que requiere un documento electrónico.

        9.10.        Valoración Documental

A la fecha la Compañía, no ha realizado actividades de valoración documental ni ha sido aplicada en lo concerniente a disposición final de los documentos, es decir, aplicación de TRD y TVD por cumplimiento de tiempos de retención en archivo de gestión y archivo central.

Colvatel, en el proceso de actualización de la TRD, deberá identificar el procedimiento de valoración documental, donde se determinan los valores primarios y secundarios de la documentación, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo en el marco del ciclo vital del documento y determinar su disposición final, para las series misionales de la Compañía, donde se evidencia los valores primarios y secundarios conforme a la normatividad actual en materia archivística y de la misionalidad de la entidad. 

Es necesario dar inicio con la valoración a nivel administrativo y legal de la documentación de carácter electrónico que se está produciendo en las diferentes dependencias.

        9.11.        Conservación Documental

La compañía no cuenta con el Sistema Integrado de Conservación – SIC, sin embargo, en esta vigencia se adelantan algunas actividades de los diferentes programas del Plan de Conservación Documental. 

Durante las visitas para el levantamiento de la información para la formulación del Diagnóstico Integral de Archivos de Colvatel se identificó lo siguiente:

Tabla 21 Evaluación Condiciones de Edificios y Locales Destinados a Archivos

Tabla 22 Evaluación Unidades de Conservación

Tabla 23 Evaluación Mantenimiento

Tabla 24  Evaluación Seguridad y Emergencias

         10.           CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 

• CONCLUSIONES

Finalmente, todo este compilado de información concluye y confluye a la atención al análisis, verificación y datos recopilados se establecen las siguientes conclusiones:

• Aunque se cuenta con una política de Gestión Documental, debe ser actualizada con la armonización de los instrumentos archivísticos de planeación y el sistema integrado de gestión, realizar la respectiva socialización, implementación y medición de la adherencia a la misma.

• El proceso de Gestion Documental no se encuentra caracterizado ni normalizado acorde al mapa de procesos de la compañía, incumpliendo con lo establecido en la normatividad archivística vigente.

• Colvatel no cuenta con un Sistema Integrado de Conservación – SIC, se evidencie la implementación de las acciones de control condiciones ambientales lo que puede generar indicadores de deterioro. Es por esto por lo que el SIC es indispensable ya que permite determinar las acciones de conservación para el acervo documental.
• La compañía cuenta con algunos instrumentos archivísticos tales como, TRD, PGD, TCA, entre otros, pero no están actualizados ni armonizados con el Sistema Integrado de Gestion de la entidad, incumplimiento con lo establecido en la Ley 594 del 2000 y Decreto 1080 de 2015 artículo 2.8.2.5.8. en referencia a instrumentos archivísticos y procesos de gestión documental los cuales se constituyen como elementos fundamentales y obligatorios para la implementación de la Política de Gestión Documental.

• No se realiza mantenimientos de limpieza profunda en la zona de depósito de la documentación, se debe solicitar a la dependencia correspondiente la cual deberá generar un cronograma y el seguimiento semanal del mantenimiento.

• Colvatel no cuenta con un Programa de Atención y Prevención de Emergencias, en él se contemplan los riesgos y acciones a tomar en caso de que se presente una emergencia y evacuación, no obstante, este plan no contempla medidas de atención de emergencias para los depósitos y la documentación.

• En cuanto a la capacidad de almacenamiento, en el espacios destinados para los archivos de Gestión se evidencio que se cuenta con poco espacio, con la estantería adecuada y en algunas áreas como la Gerencia Comercial los archivos no tienen seguridad.

• RECOMENDACIONES

Los hallazgos encontrados e identificados en este documento resultan ser la fuente primaria de información para la construcción y formulación de los planes, programas y proyectos a desarrollar en la actualización del Plan Institucional de Archivos – PINAR y a reglamentar en el Programa y Política de Gestión Documental. para ser implementadas en cumplimiento del mejoramiento continuo de la Gestión Documental y la normatividad vigente, a continuación, se dan las siguientes recomendaciones:

• Es necesario revisar los diferentes formatos existentes estandarizados con el fin de determinar si es necesario actualizarlos a las necesidades del Proceso de Gestion Documental.

• Hay que establecer criterios y lineamientos estrictos sobre la consulta, manipulación y acceso a los documentos, con el fin de evitar el riesgo actual de pérdida de documentación.

• Diseñar estrategias para sensibilizar a los funcionarios y colaboradores al compromiso y sentido de pertenencia de los procesos de la Gestión Documental desde el ingreso a la compañía, que contemplen programas de capacitaciones que involucren los deberes que deben cumplir en conjunto con la oficina de control interno disciplinario.

• Se recomienda que la limpieza se lleve a cabo diariamente y se realice en seco. Se deben realizar jornadas especiales de limpieza en las zonas de depósito de archivo, en ellas pueden utilizarse agentes químicos en húmedo, previa autorización del restaurador – conservado.

• Caracterizar y normalizar el proceso de Gestion Documental.

• Tener más control en la manipulación de los expedientes al momento de realizar los préstamos para evitar la pérdida de la memoria institucional de Colvatel.

• Se sugiere implementar El Sistema de Gestión Documento Electrónico de Archivo – SGDEA, con os requisitos establecidos en el Decreto 1080 de 2015 en: manejo de préstamos de expedientes, realizar reportes de tiempos de Retención y Valoración de la información que haya cumplido su tiempo en el archivo de gestión y central, generación de rótulos desde el aplicativo, ubicación entre otros. Así mismo garantizar la preservación a largo plazo de los documentos, datos y metadatos que conforman los documentos y expedientes electrónicos.

• Identificar los fondos documentales con los que cuenta la Compañía para realizar su intervención.
• Una vez sean actualizadas, aprobadas y convalidadas la TRD, la aplicabilidad de las actividades de organización, selección, disposición final, transferencias y eliminación, propias del ciclo de vida de los documentos.

• Verificar las condiciones medioambientales y el cumplimiento de los depósitos donde se almacena todos los archivos de gestión de la compañía.

• Formular e implementar los programas del Plan de Conservación Documental y las estrategias del Plan de Preservación Digital a Largo Plazo.

        10.1.        MATRIZ DOFA

Las principales debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas encontradas en el levantamiento del Diagnóstico Integral de Archivos de Colvatel se encuentran establecidas en el cuadro anexo: Matriz DOFA (Ver anexo 1)

        10.2.        PLAN DE ACCIÓN GESTIÓN DOCUMENTAL 

Las acciones de mejora que debe realizar Colvatel, de acuerdo con la descripción de cada uno de los hallazgos encontrados, se presenta en el siguiente cuadro.

Para la elaboración de esta matriz, se realizó la jerarquización de cada una de las acciones, de tal manera, que permitiera establecer la ruta de acción, en la cual se identifican las acciones que debe adelantar por la Compañía, se encuentran establecidas en el cuadro anexo: Plan de Acción (Ver anexo 2).

Anexo 1 Matriz DOFA

ANEXO 2

Anexo 2 Plan de Acción